Welche weiteren Informationen über den Arbeitnehmer darf der Arbeitgeber nutzen?

Die Beschäftigten können eine ausdrückliche Einwilligung in das Sammeln und Nutzen personenbezogener Daten auch dadurch geben, dass eine vertragliche Vereinbarung dies beispielsweise im Arbeitsvertrag gestattet und keine stärker wirkende Regelung anderes besagt. Falls entweder

• das Betriebsverfassungsgesetz allgemein,

• eine Betriebsvereinbarung des jeweiligen Unternehmens oder

• eine Dienstvereinbarung der jeweiligen Behörde

eine solche Einwilligung verbietet oder den Fall bereits regelt, geht das im Verhältnis zum einzelnen Arbeitsvertrag vor. Personenbezogene Daten dürfen nur dann gesammelt – also erhoben und gespeichert – werden, wenn die betroffene Person dem ausdrücklich zugestimmt hat oder ein Gesetz oder ein besonderer Umstand es erlaubt.

Eine Einwilligung kann ansonsten grundsätzlich nur ausdrücklich – nicht also stillschweigend – gegeben und jederzeit widerrufen werden. Sie gilt ausnahmsweise auch schon dann als „wortlos“ gegeben, wenn ein Bewerber dem Arbeitgeber bereitwillig Daten mitteilt und dabei weiß, dass diese in der Personalakte oder auf andere Weise notiert werden sollen. Wer also in einem protokollierten Vorstellungsgespräch freiwillig angibt, kein Freund von Teamwork zu sein, gibt damit im Zweifel zugleich die Einwilligung, das zu vermerken. Problematisch ist die Frage, was mit „freiwillig“ gemeint sein kann, denn viele Beschäftigte wissen nicht genau, welche Angaben der Arbeitgeber verlangen kann und wonach nicht gefragt werden darf.

Tipp: Da im Vorstellungsgespräch nicht klar sein wird, wofür Notizen verwendet werden, sollte man im Zweifel mit offenherzigen Informationen zum privaten Bereich zurückhaltend sein. Widerruft der Betroffene die Einwilligung später, müssen zumindest diejenigen Daten, die nur aufgrund dieser Einwilligung gespeichert wurden, gelöscht werden.