Die Personalakte als Dreh- und Angelpunkt, auch elektronisch

Folgende Unterlagen werden typischerweise als rechtlich zulässige Teile einer Personalakte angesehen:

• Bewerbungsunterlagen,

• ein Personalfragebogen,

• Nachweise über Vor-, Aus- und Fortbildung,

• Zeugnisse, Bescheinigungen,

• Arbeitserlaubnisse,

• Arbeitsvertrag und Ernennungsurkunden,

• Versetzungsverfügungen,

• Nebentätigkeitsgenehmigungen,

• Beurteilungen,

• Abmahnungen,

• Rügen,

• Vereinbarungen mit dem Arbeitgeber über Darlehen oder Vorschüsse,

• Lohnabtretungen, Gehaltspfändungen

und

• Schriftwechsel, die das Arbeitsverhältnis betreffen.

Beschäftigte haben selbstverständlich das Recht, Einsicht in die eigene Akte zu bekommen. Falsche Angaben darin müssen berichtigt werden. Sind bestimmte Angaben zu Unrecht in der Akte vermerkt oder sind sie vermerkt geblieben, nachdem die Einwilligung zur Speicherung widerrufen wurde, kann der Betroffene die Löschung verlangen. Die Personalakte darf zudem nicht von jedermann gelesen werden können. Sie muss vor unbefugtem Zugriff gesichert sein, auch wenn sie elektronisch geführt wird. Der Kreis derjenigen, die Zugriff auf die Akte haben, muss auf diejenigen Personen beschränkt sein, die für ihre Aufgaben innerhalb des Unternehmens, der Organisation oder der Behörde auf die in der Akte enthaltenen Informationen angewiesen sind. Wird die Sicherung vernachlässigt und geraten dadurch vertrauliche Inhalte der Personalakte in die Hände Unbefugter oder gar in die Öffentlichkeit, kann sich daraus ein Anspruch auf Schadensersatz ergeben.